Obowiązki i prawa samozatrudnionych w ubezpieczeniu społecznym w działalności transgranicznej w ramach UE
Przedsiębiorcy oraz inne osoby pracujące na własny rachunek (w języku czeskim skrót „OSVČ”) poszukują obecnie zleceń nie tylko w najbliższej okolicy, ale także za granicami Republiki Czeskiej. Osoby te muszą zająć się obowiązkami nie tylko z punktu widzenia czeskiego prawa, ale także z punktu widzenia zagranicznych oraz międzynarodowych przepisów. Oczywiście zobowiązania idą w parze również z roszczeniami, o czym się często zapomina. Dziedzina podatków, w szczególności podatku dochodowego i VAT jest często przedmiotem dyskusji i prac naukowych, dlatego też przedsiębiorcy i doradcy podatkowi są z nimi szczegółowo zaznajomieni. Tematyka ubezpieczeń społecznych nie jest już tak popularna, co nie umniejsza ich znaczenia – kary przy nie spełnieniu zobowiązań albo straty finansowe w wypadku niewykorzystaniu uprawnień mogą być wyższe niż w przypadku podatków.
Celem tego artykułu jest określenie, co przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę, pracując zagranicą. Większość czeskich przedsiębiorców kieruje się do innych krajów UE, ewentualnie do innych krajów europejskich. Dlatego też skoncentrujemy się na zasadach panujących w tych krajach.
1. Podstawowa procedura
W ubezpieczeniach społecznych, podobnie jak i w przypadku podatku dochodowego, są ustalane przepisy w zależności od konkretnego państwa, dalej międzynarodowe obustronne umowy oraz rozporządzenia UE. Przedsiębiorcy pracujący na własny rachunek, których ojczyzną jest Republika Czeska, działając za granicą, muszą zatem, oprócz czeskich przepisów i przepisów obowiązujących w państwie wykonywania działalności, uwzględniać ewentualne umowy międzynarodowe o ubezpieczeniu społecznym zawarte pomiędzy Republiką Czeską a danymi państwami, jak również rozporządzenia Unii Europejskiej, jeśli działalność gospodarcza prowadzona jest w EU (lub w Norwegii, Liechtensteinie, Islandii tudzież w Szwajcarii). Ważnymi kryteriami przy określaniu obowiązków i praw nie jest lokalizacja klienta (odbiorcy świadczonych usług), ale fizyczne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Międzynarodowe konsekwencje nie dotyczą zatem pracujących na własny rachunek, którzy pracują w cieple własnego domu czy też w biurze w Republice Czeskiej dla klientów z innych krajów. Ich obowiązki oraz prawa są regulowane jedynie poprzez czeskie przepisy, nie muszą się zatem obawiać, że w przypadku rozliczeń z klientami mającymi swoje siedziby w Polsce, będą musieli zapoznać się z tamtejszym prawem.
Z drugiej jednak strony, z międzynarodowymi konsekwencjami będzie musiał się zapoznać np. programista ze stałym zameldowaniem w Republice Czeskiej (a być może i z licencją handlową), który uzyska zdalny dostęp do pracy dla czeskiego klienta z Warszawy, gdzie przeniósł się na kilka lat. Podobnie czeska tłumaczka, która będzie się opiekować swoimi wnuczkami w Krakowie, a w wolnych chwilach między zabawą z nimi będzie wykonywać tłumaczenia.
2. Unia Europejska – obowiązki
2.1. Podstawowa reguła
Kiedy przedsiębiorca pracujący na własny rachunek zacznie wykonywać swoją działalność w innym państwie UE (tudzież w innych państwach stosujących przepisy UE w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, tzn. w Norwegii, Lichtensteinie, Islandii tudzież w Szwajcarii), nawet jeśli byłoby to tylko na kilka tygodni lub miesięcy, należy sprawdzić, czy nie ma żadnej zmiany w zakresie ubezpieczeń społecznych. W UE stosuje się tzw. skoordynowane zasady. Podstawową zasadą jest to, że przedsiębiorca pracujący na własny rachunek podlega ubezpieczeniu społecznemu w państwie, gdzie fizycznie wykonuje swoją działalność gospodarczą, niezależnie od kraju stałego zamieszkania lub kraju wydającego handlowe licencje albo inne uprawnienia. Zgodnie z tymi przepisami, wyżej wymieniony programista musi zgłosić się do ubezpieczenia społecznego w Polsce, tak samo jak tłumaczka.
Co to dla nich oznacza? Najpierw muszą zawiadomić władze czeskie ( urzędy ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego) odnośnie zakończenia udziału w czeskim ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym oraz zwrócić kartę ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczalni zdrowotnej.
Następnie muszą się zarejestrować w urzędzie państwa, pod którego podpadają. Informacje o rejestracji są określane przez tamtejsze przepisy lokalne. Należy się rozeznać w dalszych zobowiązaniach, takich jak np. wysokość składek ubezpieczeniowych, ich data płatności, różne podawane raporty itp. Zgodnie z przysługującymi prawami osoby pracujące na własny rachunek, do momentu zakończenia udziału w czeskim ubezpieczeniu społecznym, obliczają okresy ubezpieczenia oraz świadczenia z tytułu prawa do czeskiej emerytury, będą też mieć również prawo do opieki zdrowotnej w Republice Czeskiej. Od chwili rozpoczęcia uczestnictwa w innym państwie okres ubezpieczenia oraz opłacanie składek będzie odzwierciedlane już w tym innym kraju. Dzięki zasadom koordynacji okres ubezpieczenia w innym państwie będzie również uwzględniony także w przypadku późniejszego wniosku o emeryturę w Republice Czeskiej. W takim przypadku, osoby pracujące na własny rachunek mogą przykładowo płacić ubezpieczenie społeczne przez okres 31 lat w Republice Czeskiej oraz 5 lat w Polsce, a Czeski Urząd Ubezpieczeń Społecznych przy ocenie prawa do czeskiej emerytury weźmie pod uwagę sumę obu tych okresów, czyli całkowity okres ubezpieczenia społecznego wyniesie wtedy 36 lat. Jednakże wypłacona emerytura nie będzie taka sama, jak w przypadku osoby pracującej na własny rachunek, która płaciła ubezpieczenie przez cały okres w Republice Czeskiej: od Czeskiego Urzędu Ubezpieczeń Społecznych otrzyma jedynie kwotę odpowiadającą proporcji 31/35 średniej wartości emerytury, tzn. zgodnie z proporcją liczby lat przepracowanych w Czechach do całkowitej liczby lat wymaganych do nabycia prawa do emerytury lub renty. Ponadto, osoby pracujące na własny rachunek dostaną również emeryturę z Polski, obliczoną w podobny sposób.
Prawo do opieki zdrowotnej odnosi się również do kraju, w którym osoby pracujące na własny rachunek mają ubezpieczenie. Skoordynowane zasady pozwalają na korzystanie z opieki zdrowotnej także w innych krajach UE (w tym w Czechach), ale tylko w niezbędnym zakresie w zależności od długości pobytu. Jeżeli osoby pracujące na własny rachunek mają stałe zameldowanie w Republice Czeskiej, a fakt ten jest potwierdzony poprzez właściwe instytucje, za pośrednictwem specjalnego formularza, mogą korzystać z pełnej opieki zdrowotnej zarówno w państwie ubezpieczenia, a także i w Republice Czeskiej. Termin „miejsce zamieszkania” w tym przypadku nie można utożsamiać ze stałym miejscem zamieszkania, – dla celów praktycznych, wystarczy termin miejsce zamieszkania porównać do pojęcia „centrum interesów życiowych”, stosowanego w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Osoby samozatrudnione (tak samo i pracownicy) często celowo zapominają zgłosić swojemu Czeskiemu Zakładowi Ubezpieczeń Zdrowotnych, że są ubezpieczone w innym kraju UE, i nadal płacą minimalną kwotę ubezpieczenia zdrowotnego w Republice Czeskiej, w celu, aby w pełni korzystać tam z opieki zdrowotnej. Urzędy to „niedopatrzenie” mogą łatwo sprawdzić dzięki współpracy międzynarodowej i domagać się pełnego zwrotu za czerpaną opieką zdrowotną bezpośrednio od zainteresowanych osób, dlatego też nie zaleca się stosowania tej procedury. Ten sam cel można osiągnąć bez ryzyka z wykorzystaniem wyżej wymienionego specjalnego formularza potwierdzającego miejsce zamieszkania w Republice Czeskiej.
Oprócz świadczeń płynących z ubezpieczenia emerytalnego i zdrowotnego oraz opieki zdrowotnej skoordynowane zasady UE będą dotyczyć również innych świadczeń, do których ma prawo osoba pracująca na własny rachunek, np. zasiłki dla bezrobotnych, zasiłek rodzicielski itp. Zasady koordynacji precyzyjnie określają w jakim kraju te świadczenia będą wypłacane. W tej sytuacji ważne jest m.in. gdzie osoba pracująca na własny rachunek ma miejsce zamieszkania oraz gdzie ma miejsce zamieszkania jej rodzina.
2.2. Praca tymczasowa w innym kraju
Opisana powyżej podstawowa zasada jest jednakże w niektórych sytuacjach bardzo niepraktyczna, a nawet nienadająca się do użytku.
Pierwszym przykładem jest dwutygodniowy pobyt czeskiego inżyniera przy montażu instalacji (wyprodukowanej w Czechach) u klienta w Polsce. Skoordynowane przepisy UE określają, że w tym przypadku inżynier może nadal opłacać wszelkie składki ubezpieczeniowe w Republice Czeskiej, a w Polsce nie powstaną w związku z tym żadne obowiązki. Mają tu zastosowanie tzw. regulacje o wysłaniu, zgodnie z którymi osoba pracująca na własny rachunek, wykonująca dotychczasowo pracę w innym państwie, jest nadal ubezpieczona w Republice Czeskiej. Warunkiem jest, że będzie potem kontynuować działalność w Czeskiej Republice a zagraniczna działalność nie przekroczy 24 miesięcy.
Procedury te stosuje się, jeżeli osoba samozatrudniona pracuje za granicą jednorazowo i wyjątkowo. Gdyby jej obecność w innym kraju była regularna, byłoby na to patrzone tak jak na równoczesną pracę w większej ilości krajów, jak to jest opisane poniżej.
Aby udokumentować stałe uczestnictwo w czeskim ubezpieczeniu społecznym osoba samozatrudniona musi wystąpić z wnioskiem do Czeskiego Urzędu Ubezpieczeń Społecznych o wystawienie oświadczenia A1, najlepiej jeszcze przed tym, zanim wyjedzie za granicę – ponieważ urzędy w obcym kraju mogą rygorystycznie żądać zapłacenia składek ubezpieczenia społecznego zgodnie z ich przepisami, jeżeli osoba samozatrudniona nie udowodni, że prawidłowo opłaca je w innym kraju.
W opisywanym przykładzie odnośnie iżyniera podróżującego do Polski się nic nie zmieni: będzie nadal płacić miesięczne zaliczki na czeskie ubezpieczenie emerytalne oraz zdrowotne, ewentualnie również składki na ubezpieczenie chorobowe. Po skończonym roku wszelkie swe dochody (włącznie z dochodami uzyskanymi w Polsce), określi w rachunku zysków i strat podlegającym zgłoszeniu do instytucji ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego w Republice Czeskiej.
Będzie mieć również takie same prawa: okres ubezpieczenie będzie mu się liczył do prawa do czeskiej emerytury, z opieki zdrowotnej będzie korzystał w Republice Czeskiej. Gdyby potrzebował leczenia w nagłych przypadkach w Polsce, będzie miał do tego prawo na podstawie jego czeskiej karty ubezpieczenia (wydanej w postaci Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego), na takich samych zasadach jak dla obywateli polskich. Musiał by wtedy płacić te same opłaty regulacyjne, które muszą płacić obywatele Polski.
2.3. Równoległe wykonywanie działalności w wielu krajach
Podstawowe zasady określone przepisami UE odnośnie państwa w którym osoba samozatrudniona ma płacić składki, nie ma zastosowania w sytuacji, gdy wykonuje działalność gospodarczą w kilku krajach jednocześnie. Przykładem może być konsultant pracujący dla klienta w siedzibie jego spółki zależnej w Republice Czeskiej oraz w siedzibie jego spółki matki w Polsce regularnie przez kilka dni w miesiącu.
Zgodnie ze skoordynowanymi zasadami musi uczestniczyć w ubezpieczeniu społecznym tylko w jednym kraju, dlatego też ustanowiono specjalne procedury. Osoba samozatrudniona będzie w tym przypadku uczestniczyć w ubezpieczeniu społecznym w miejscu stałego zamieszkania, ale tylko, jeżeli wykonuje tam znaczną część swojej działalności (w rozumieniu zasad koordynacji), w przeciwnym wypadku w kraju, gdzie ma tzw. centrum interesów swoich działań.
Okres trwania równoległego wykonywania działalności nie jest określony, może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Podobnie jak w powyżej opisanej sytuacji krótkookresowe wykonywanie działalności w innym kraju oznacza, że osoba samozatrudniona musi złożyć wniosek o zaświadczenie A1. To zaświadczenie osoba samozatrudniona powinna złożyć w przypadku kontroli ze strony urzędu z kraju, w którym będzie wykonywać działalność.
Dla wspomnianego konsultanta pracującego kilka dni w miesiącu w Polsce obowiązki odnośnie ubezpieczenia społecznego pozostają takie same, jak gdyby pracował ciągle tylko w Republice Czeskiej. Będzie płacić miesięczne zaliczki na czeskie składki na ubezpieczenie emerytalne oraz zdrowotne, stosownie też składki na ubezpieczenie chorobowe. Po skończeniu roku wszelkie dochody (łącznie z tymi za działalność w Polsce) określi
w rachunku zysków i strat podlegającym zgłoszeniu do instytucji ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego.
Będzie mieć również takie same prawa: okres ubezpieczenie będzie mu się liczył do prawa do czeskiej emerytury, z opieki zdrowotnej będzie korzystał w Republice Czeskiej. Gdyby potrzebował leczenia w nagłych przypadkach w Polsce, będzie miał do tego prawo na podstawie jego czeskiej karty ubezpieczenia (wydanej w postaci Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego), na takich samych zasadach jak dla obywateli polskich, tym samym również ze stosownymi odliczeniami.
Inaczej należy ocenić sytuację, gdyby osoba samozatrudniona była również pracownikiem. W przedstawionym przykładzie konsultant mógłby np. oprócz prowadzenia własnej działalności, być zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin, z miejscem wykonania pracy w Republice czeskiej. Specjalne przepisy określają, że w takich przypadkach będzie uczestniczyć w ubezpieczeniu społecznym w państwie kdzie wykonuje pracę zależną, bez względu na to, gdzie pracuje jako osoba samozatrudniona lub gdzie ma miejsce zamieszkania. W wielu przypadkach stosowanie tego przepisu może być skomplikowane, ponieważ poszczególne kraje mają czasem odmienne poglądy odnośnie „zależności” tudzież „niezależności” danej działalności (tzn. zależnie od tego czy są zatrudnieni czy prowadzą działalność na własny rachunek). Każdą sytuację należy wobec tego rozpatrzyć ze względu na legislatywę obu (wszystkich) uczestniczących krajów.
Kiedy tylko osoba samozatrudniona ustali, w którym państwie ma przy wykonywaniu równoczesnych działalności zarejestrować się do ubezpieczenia i opłacać składki, uzyska odpowiednie uprawnienia do świadczeń. Jeśli płaci składki zagranicą, będzie mieć takie same prawa, jakie są określone w części 2.1; przy uczestniczeniu w czeskim ubezpieczeniu zdrowotnym takie same jak w części 2.2.
2.4. Wyjątki
Poza wyżej opisanymi sytuacjami osoba samozatrudniona może teoretycznie
w dowolnej chwili zwrócić się do urzędów, aby określiły jej przynależność do ubezpieczenia społecznego inaczej niż według przepisów. Procedura spełnienia tego wyjątku jest dość skomplikowana i długotrwała, co więcej, nigdy nie można określić z góry, jak zadecydują urzędy.
Jeżeli osoba samozatrudniona zdecyduje się zwrócić o zastosowanie tego wyjątku, powinna złożyć wniosek na kilka miesięcy przed rozpoczęciem działalności za granicą.
3. Konkluzja
Swoboda przemieszczania się przez granice państw członkowskich UE, chociaż powoduje trudności w określeniu „identyfikacji”, gdzie samozatrudniony prowadzi swoją działalność, ze względu na rosnącą liczbę połączeń informacyjnych bazy danych państw członkowskich, nie zaleca lekceważenia przepisów dotyczących ubezpieczenia społecznego. Ich stosowanie może być dla osoby samozatrudnionej użyteczne oraz w wielu przypadkach umożliwić optymalizację kosztów ubezpieczeniowych (ewentualnie korzyści płynących ze świadczeń)
